BIDANG PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI HUBUNGAN MASYARAKAT ( HUMAS ) IPP-PWKT BATAM

TUGAS POKOK DAN FUNGSI BIDANG HUMAS IPP-PWKT BATAM

Batam,27 Januari 2013
Jounal IPP-PWKT Batam

Hubungan Masyarakat (Humas) IPP-PWKT Batam  secara operasional bertanggung jawab langsung kepada Ketua IPP-PWKT Batam dengan tugas: menciptakan suasana nyaman harmonis di lingkungan internal maupun eksternal dengan mewujudkan pengertian publik, kepercayaan publik, dukungan (support) publik, dan kerjasama/partisipasi publik, sehingga IPP-PWKT Batam yang diharapkan  mampu melaksanakan visi dan misi organisasi  untuk mencapai tujuan yang dicita-citakan.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Humas IPP-PWKT Batam  mempunyai dua fungsi utama, yaitu: fungsi publikasi/promosi, dan dokumentasi.

Publikasi/promosi. Fungsi ini meliputi: penyebaran informasi mengenai segala kegiatan IPP-PWKT Batam , baik ke dalam maupun ke luar, khususnya yang menyangkut pelaksanaan AD /ART IPP-PWKT Batam  (Kegiatan social ke masyarakatan), sehingga tercipta opini publik maupun citra positif terhadap IPP-PWKT Batam.

Dokumentasi. Fungsi ini meliputi: pengumpulan semua data mengenai IPP-PWKT Batam, baik yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal, guna diolah menjadi informasi yang dapat dipergunakan untuk pengambilan keputusan/pembuatan kebijakan Pimpinan IPP-PWKT Batam dan Kepentingan lain yang diperlukan Organisasi IPP-PWKT Batam.

Humas IPP-PWKT Batam  berkembang sejalan dengan perkembangan Organisasi IPP-PWKT itu sendiri. Fungsi humas  ada sejak IPP-PWKT Batam  berdiri.Dalam Operasionalnya Struktur Humas di pimpin oleh Kepala Bidang ( Kabid Humas )yang mepunyai beberapa Seksi wilayah.

Tugas Pokok dan Fungsi  yang diemban Humas IPP-PWKT Batam, yaitu 
 1. Fungsi  Tugas Publikasi/Promosi, 

1. Membuat  booklet, leaflet, brosur maupun bahan informasi lain tentang IPP-PWKT Batam  untuk konsumsi internal maupun eksternal organisasi maupun  baik di dalam maupun di luar negeri dalam rangka memperkenalkan/promosi IPP-PWKT Batam.
2. Menerbitkan press release (siaran pers) untuk disampaikan kepada media cetak maupun elektronik agar dapat disiarkan melalui media mereka. Informasi yang disiarkan merupakan kegiatan IPP-PWKT Batam,seperti informasi tentang pendaftaran anggota baru, tentang kegiatan kegiatan organisasi, tentang, kerjasama, dan lain-lain.
3. Mengadakan Konfrensi Pres,mengundang wartawan untuk mendapatkan informasi terbaru dari Narasumber organisasi yang di Undang oleh Humas.
4. Menerbitkan Buletin IPP-PWKT Batam
5. Menerbitkan Informasi versi online  dapat di akses pada alamat ( website ) http://ipppwktbatam.blogspot.com Versi internet yang dapat di Update setiap saat.
   
   

2. Fungsi Tugas  Dokumentasi

Dokumentasi adalah mengelola kegiatan yang bersifat dokumentasi, di antaranya:

1. Merekam  kegiatan organisasi dalam bentuk foto atau media yang lain (kaset, VCD, DVD,Youtube ), seperti kerjasama /MoU, pengukuhan, pelantikan, kunjungan, peninjauan, peresmian, pembukaan seminar, penandatanganan kerjasama, dll.
2. Mengumpulkan informasi yang disiarkan pers/media dalam bentuk clipping, membukukan, guna sebagai  masukan/umpan balik masyarakat terhadap IPP-PWKT Batam
3. Menghimpun informasi-informasi dalam bentuk leaflet, buku, tabel, bagan, gambar, dan foto untuk disusun sebagai bahan yang diperlukan organisasi.

Selain menjalankan kedua tugas itu (Tugas  Publikasi /Promosi dan Tugas Dokumentasi )Bidang Hubungan Masyarakat IPP-PWKT Batam merupakan sarana untuk berlatih diri dalam mengembangkan Ketrampilan Jurnalistik /kehumasan.Kedepannya diharapkan Anggota IPP-PWKT Batam Bidang Humas mendapatkan Pelatihan-pelatihan dalam Jurnalistik yang selama ini belum pernah sekalipun diberikan kepada SDM IPP-PWKT Batam pada umumnya dan khususnya anggota yang membidangi Humas IPP-PWKT Batam,